Een veilige werkomgeving
Werkgevers, klein of groot, zijn vanuit de Arbowet wettelijk verplicht een veilige werkomgeving te bieden aan werknemers. Daar hoort bij dat u aandacht heeft voor psychosociale arbeidsbelasting (PSA). De vertrouwenspersoon kan hierin een belangrijke rol spelen.
Waarom een vertrouwenspersoon?
Neerbuigende opmerkingen, seksuele intimidatie, agressie, pesten. Problemen die in elke organisatie kunnen voorkomen. En waar mensen letterlijk ziek van kunnen worden.
Een melding van ongewenste omgangsvormen moet je als leidinggevende altijd serieus nemen. Maar het kan voor een slachtoffer lastig zijn open over de problemen te praten. Een vertrouwenspersoon kan de drempel verlagen voor het aankaarten van problemen. Op deze manier blijft de werksfeer beter en blijven mensen duurzaam inzetbaar.
Wat doet de vertrouwenspersoon?
Een werknemer kan de vertrouwenspersoon zelf inschakelen, zonder de leidinggevende in te lichten. De vertrouwenspersoon bespreekt met de werknemer wat hij zelf al heeft ondernomen. Daarna komen vervolgstappen die de werknemer nog kan zetten aan bod. Op die manier helpt de vertrouwenspersoon uw werknemer om te gaan met het ongewenste gedrag. Alles wat besproken wordt, valt onder het beroepsgeheim en is vertrouwelijk.
De vertrouwenspersoon is er dus als luisterend oor voor een werknemer. Maar hij biedt ook ondersteuning bij het bespreekbaar maken van het probleem binnen de organisatie.
Taken en bevoegdheden vertrouwenspersoon
De taken zijn onder te verdelen in vier hoofdthema’s:
- Opvang en begeleiding van werknemers die last hebben van ongewenste omgangsvormen;
- Het analyseren van voorvallen en adviseren hierover en de verwijzing naar professionele hulpverleners;
- Voorlichten en informeren van werknemers over de werkwijze van de vertrouwenspersoon;
- Advies geven aan het management over het voorkomen van ongewenst gedrag. Bijvoorbeeld door te helpen met het opstellen van een ‘Protocol ongewenst gedrag en werkdruk’.
Deze bevoegdheden zijn van groot belang voor het onafhankelijk uitvoeren van de functie. Vaak worden deze opgenomen in de functieomschrijving en/of het contract tussen bedrijf en een externe vertrouwenspersoon:
- De vertrouwenspersoon heeft de bevoegdheid om gesprekken te voeren;
- Hij kan externe deskundigen raadplegen, zoals een externe, gecertificeerde vertrouwenspersoon;
- Hij mag de directie gevraagd en ongevraagd advies geven over eventuele patronen die hij ziet;
- De vertrouwenspersoon mag de werknemer doorverwijzen naar een andere (externe) vertrouwenspersoon;
- Hij heeft geheimhouding, maar als een zaak voor de rechter komt, moet hij wel openheid van zaken geven.
Een vertrouwenspersoon kiezen
Bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon is voor een werkgever belangrijk om op een aantal zaken te letten. Er zijn verschillende opties.
Intern of extern?
Als u uw vertrouwenspersoon aanstelt, kunt u kiezen voor een interne, externe of een combinatie van beiden. De meeste bedrijven kiezen voor een interne vertrouwenspersoon. Oftewel: iemand die zelf bij het bedrijf werkt en de werknemers goed kent en van nature al het aanspreekpunt is bij vragen en problemen. In sommige, vaak grotere, organisaties is er een interne vacature met selectieprocedure.
In het geval van een externe vertrouwenspersoon wordt iemand ingehuurd.
Het voordeel van iemand intern aanstellen is dat hij de bedrijfscultuur goed kent. Het is wel belangrijk te beseffen dat het om moeilijke, precaire kwesties kan gaan. En na zo’n melding kan het zomaar zo zijn dat de interne vertrouwenspersoon een werkvergadering heeft met de dader. Een externe vertrouwenspersoon is onafhankelijk en objectief. Hij heeft geen binding met het bedrijf. Bovendien is hij expert, met veel ervaring en kennis.
Wie is een geschikte kandidaat?
Kiest u voor een interne vertrouwenspersoon, dan zijn er een paar kernkwaliteiten belangrijk zijn: integer, onafhankelijk, rijk aan levenservaring, toegankelijk, empathisch, luistervaardig, onpartijdig en het vertrouwen hebben van betrokkenen.
Het is niet verstandig om als werkgever vertrouwenspersoon te zijn. Dit kan leiden tot conflicten in de werkzaamheden. Ook bij andere functies kunnen conflicten ontstaan, ook wel “dubbele petten” genoemd. Denk aan juristen, leidinggevenden, of leden van de medezeggenschap.
Rol en positie vertrouwenspersoon
Uit onderzoek van met ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid naar de rol en positie van vertrouwenspersonen binnen organisaties komt een aantal aandachtspunten naar voren:
- Ongeveer de helft van de ondervraagde organisaties heeft een vertrouwenspersoon
- De bekendheid, beschikbaarheid en bereikbaarheid van vertrouwenspersonen is niet altijd optimaal.
- Er is een risico op loyaliteitsconflicten voor interne vertrouwenspersonen doordat ze de betrokkenen kennen.
- De taak- en rolomschrijving is vaak niet helder.
- Bijna driekwart van de interne vertrouwenspersonen heeft geen training gevolgd en de kwaliteit en professionaliteit loopt sterk uiteen.
Toenmalig staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) Tamara van Ark noemde het belangrijk dat een werknemer die het slachtoffer is van ongewenst gedrag dit kan bespreken met een vertrouwenspersoon: “Deze kan helpen door te luisteren, mee te denken over oplossingen en eventueel door te verwijzen. Ook kan een vertrouwenspersoon een belangrijke rol spelen door ongewenst gedrag vroegtijdig te signaleren en erger te voorkomen.”